Faq
(FAQ-01) Wat is het eBirth-project?
Het doel van het eBirth-project is de procedures tussen de gemeenten, ziekenhuizen, zorgverleners (ook buiten de ziekenhuizen) en de verschillende communautaire en federale overheidsdiensten (Gemeenschappen en Brussel, FOD Economie) te vergemakkelijken, te optimaliseren en te harmoniseren, om:
- de kwaliteit van de gegevens te verbeteren (door bepaalde oorzaken van fouten zoveel mogelijk te elimineren),
- de duur van de gegevensoverdracht tussen de betrokkenen te verkleinen,
- de werklast te verminderen door herhaalde invoer van gegevens te vermijden,
- de kosten voor het beheer van de papieren formulieren te verminderen.
Hier vindt u meer informatie over dit onderwerp.
(FAQ-02) Wie zijn de betrokkenen in het project?
Bij de eBirth-toepassing zijn heel wat actoren op verschillende niveaus :
Actoren op het terrein:
- de zorgverleners (binnen of buiten de ziekenhuizen), het administratief personeel van de ziekenhuizen
- het personeel van de diensten van de Burgerlijke Stand binnen de gemeenten.
Gefedereerde entiteiten:
- l'Agence pour une Vie de Qualité (AViQ)
- de Vlaamse Gemeenschap
- het Vlaams Agentschap voor Zorg en Gezondheid (VAZG)
- het Brussels Observatorium voor Gezondheid en Welzijn
- het Studiecentrum voor Perinatale Epidemiologie (SPE)
- het Centre d’étude d’épidémiologie Périnatale (CEpiP).
Federale overheid:
- de FOD Economie
- de FOD Justitie
- het Rijksregister
- de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)
- het eHealth-platform (het is vooral een openbare instelling, ingesteld door de wet, die de elektronische en beveiligde uitwisseling van gegevens tussen alle actoren uit de gezondheidszorg (geneesheren, ziekenhuizen, apothekers, patiënten, enz.) wil promoten en ondersteunen maar die tegelijk de persoonlijke levenssfeer en het medisch geheim beschermt.)
Hier vindt u meer informatie over dit onderwerp.
(FAQ-03) Wat is de eBirth-toepassing ?
eBirth is een informaticaoplossing die toelaat om de nuttige gegevens in verband met het administratieve proces van de kennisgeving van geboorte te digitaliseren en de transfer van deze gegevens naar alle betrokkenen te vergemakkelijken. Concreet betekent eBirth dat de papieren versie van de formulieren wordt vervangen en dat de gegevens nog maar één keer moeten worden ingevoerd.
Hier vindt u meer informatie over dit onderwerp.
(FAQ-04) Wat is de actieperimeter (‘scope’) van de eBirth-toepassing?
De eBirth-toepassing heeft enkel betrekking op
- de gegevens van de kennisgeving van geboorte en het attest van bevalling van het ziekenhuis naar de gemeenten
- de medische statistische gegevens van het ziekenhuis naar de Gemeenschappen
- de socio-economische gegevens van de gemeenten naar de Gemeenschappen.
Alle andere gegevens, vooral die over de gemeenten (bijv. het opsturen naar het Rijksregister, de Dienst Vreemdelingenzaken, gemeenten van de woonplaatsen,…), worden nog via de binnen de gemeenteadministraties gebruikelijke procedure opgestuurd.
Hier vindt u meer informatie over dit onderwerp.
(FAQ-05) Waar vindt men documentatie over het eBirth-project?
De documentatie is beschikbaar in de sectie 'Downloads' van de verschillende doelgroepen:
Documentatie voor elk publiek:
- Presentatiebrochure eBirth
Voor de gebruikers van de webtoepassing:
- De gebruikshandleiding kan hier worden gedownload
- Een webpagina voor zelfopleiding is hier beschikbaar
Voor het personeel dat de eBirth-toepassing moet implementeren in de gemeente:
- De te volgen stappen om eBirth te starten worden hier beschreven
(FAQ-06) Hoe krijg ik toegang tot eBirth?
Opdat u toegang zou krijgen tot eBirth moet de toepassing eerst beschikbaar zijn in uw gemeente. De installatie van eBirth is het resultaat van een gezamenlijke inspanning door BOSA Digitale Transformatie,
uw gemeente en eventueel haar leverancier van informaticadiensten.
Zodra eBirth beschikbaar is, hangt de toegangsmethode af van de manier waarop de eBirth-oplossing geïnstalleerd is.
eBirth is namelijk beschikbaar in twee vormen:
- Een Webtoepassing beschikbaar in uw webbrowser
- Een geïntegreerde toepassing via Web Services: eBirth wordt geïntegreerd in de toepassingen die beschikbaar zijn in uw gemeente.
Als u gebruiker bent van eBirth via Web Services:
- De toegang tot uw werkomgeving wordt rechtstreeks door de gemeente beheerd. Uw eigen diensten informeren u over de toegangsmodaliteiten van de applicatie.
Als u gebruiker bent van eBirth via de Webtoepassing, moet u om toegang te krijgen tot eBirth het adres (URL) van de toepassing kennen en is de combinatie vereist van twee factoren:
- Een eBirth-'rol': om de lijst op te stellen van de personen die toelating hebben om de webtoepassing te gebruiken, kent de veiligheidsverantwoordelijke in uw gemeente u een 'rol' toe die gekoppeld is aan uw identiteit. Zonder deze rol kunt u geen toegang krijgen tot eBirth. Deze rol wordt u toegekend in elektronische vorm: u krijgt hiervan bericht per e-mail. De veiligheidsverantwoordelijke kan een rol opschorten, annuleren, activeren, enz.
- Een identificatiemiddel: de eBirth-webtoepassing heeft uw identificatie nodig. U moet zich identificeren via een van de twee volgende middelen:
- Uw elektronische identiteitskaart (eID) en uw PIN-code
- Uw 'burgertoken' (het 'ambtenarentoken' wordt door eBirth niet als identificatie aanvaard)
Zodra uw identiteit geverifieerd is, wordt de geldigheid van uw eBirth-rol automatisch gecontroleerd en kunt u de eBirth-webtoepassing gebruiken.
(FAQ-07) Welke profielen en rechten staan in de eBirth webtoepassing bepaald?
Zoals vermeld in Hoe krijg ik toegang tot eBirth, moet de veiligheidsverantwoordelijke van uw gemeente u een eBirth-'rol' toekennen om u toegang te geven tot de toepassing.Op basis van dit profiel zullen bepaalde functionaliteiten al dan niet toegankelijk zijn.
Binnen het kader van de eBirth-toepassing Gemeenten staan de specifieke rollen en rechten in onderstaande tabel opgesomd. Op basis van die rechten en rollen zullen bepaalde functionaliteiten al dan niet toegankelijk zijn.
(FAQ-08) Hoe kan ik... mijn opmerkingen over de toepassing sturen?
Alle vragen/opmerkingen betreffende eBirth kunnen vermeld worden door deze link te volgen.
(FAQ-09) Welke impact heeft de eBirth oplossing op het door het Burgerlijk Wetboek bepaalde wettelijke kader?
Het gebruik van de eBirth-toepassing wijzigt geen enkele bepaling over geboorten uit het Burgerlijk Wetboek. De toepassing beantwoordt volledig aan de wettelijke bepalingen. De door het Burgerlijk Wetboek bepaalde duurtijden blijven van toepassing.
(FAQ-10) Kunnen gegevens/dossiers worden ingekeken die niet behoren tot de gemeente waarvoor ik werk?
Nee.
Door de rollen en rechten die door de eBirth-toepassing aan de gebruikers zijn toegekend zijn de geboortedossiers enkel toegankelijk voor bevoegde personen die voor dezelfde Burgerlijke Stand werken.
Enkel de geboortes die zich op het grondgebied van de gemeente van de Burgerlijke Stand waarvoor de gebruiker werkzaam is hebben voorgedaan, kunnen worden ingekeken en/of gewijzigd (op basis van de formele identificatie van de persoon en in functie van zijn rol).
(FAQ-11) Waar kan ik terecht in geval van problemen met de eBirth-toepassing?
Alle vragen/opmerkingen betreffende eBirth kunnen vermeld worden door deze link te volgen.
(FAQ-12) Wat te doen wanneer... het medische formulier werd verzonden door het ziekenhuis met een fout in de gegevens?
Wanneer de kraamkliniek de kennisgeving van de geboorte heeft verstuurd, kan zij deze niet meer wijzigen.
Wat moet het ziekenhuis doen?
Het ziekenhuis overhandigt de moeder het informatiedocument voor de ouders dat door de vroedvrouw manueel verbeterd en ondertekend is.
Wat moet de gemeente doen?
Op het ogenblik van de geboorteaangifte moet de gemeente de gegevens verbeteren in eBirth, op basis van het document dat de ouders van het ziekenhuis hebben gekregen.
De verbetering van de gegevens door de gemeente zal voor dit dossier automatisch worden doorgestuurd naar de Gemeenschappen, dankzij de gegevens die de gemeente in eBirth heeft ingevoerd.
(FAQ-13) Wat te doen wanneer... het socio-economische formulier werd met een fout in de gegevens verzonden door de gemeente
Wanneer de gemeente het socio-economisch formulier heeft verstuurd, kan zij dit niet meer wijzigen.
Volgende procedure is van toepassing :
Er werd met de gemeenschap een specifieke procedure overeengekomen voor het socio-economische formulier dat op elektronische weg via eBirth wordt verstuurd.
Indien er foutieve gegevens staan in een verstuurd socio-economisch formulier moet dan het specifieke formulier ingevuld en rechtstreeks verstuurd worden naar de dienst van de gemeenschap die de socio-economische statistische gegevens verwerkt (de contactgegevens staan vermeld op het formulier).
Formulier te gebruiken
- Als uw gemeente zich in het Vlaams Gewest bevindt, gelieve dit formulier te gebruiken
- Als uw gemeente zich in het Brussels Hoofstedelijk Gewest bevindt, gelieve dit formulier te gebruiken
(FAQ-14) Wat te doen wanneer… de eBirth webtoepassing onbeschikbaar is?
Als eBirth niet beschikbaar is, kunnen de kennisgevingen van geboorten en de socio-economische formulieren via een andere weg worden ingediend om de termijnen voor het doorgeven van de informatie na te leven.
Opgelet: dit geldt slechts als eBirth gedurende een lange periode niet beschikbaar is.
De kennisgevingen van geboorten
Als de kennisgeving van geboorte niet binnen 24 uur naar de dienst Burgerlijke Stand kan worden verstuurd, kan het ziekenhuis tijdelijk het blanco formulier van eBirth gebruiken.
Het ziekenhuis kan de papieren versie van de kennisgeving van geboorte (alleen pagina 2 en 3) op verzoek van de dienst Burgerlijke Stand via fax versturen, nadat het de gegevens van deze kennisgeving heeft afgedrukt en ingevuld.
Het ziekenhuis is echter verplicht het dossier in te voeren van zodra de applicatie weer beschikbaar is.
De socio-economische gegevens
Als de applicatie niet beschikbaar is op het ogenblik dat de ouders zich aanmelden, kan de gemeente een papieren versie van het socio-economische formulier (strook D) gebruiken.
De gemeente is echter verplicht het dossier in te voeren van zodra de applicatie weer beschikbaar is.
(FAQ-15) Wat te doen wanneer… een kraamkliniek op het grondgebied van de gemeente eBirth gebruikt, en een andere kraamkliniek niet?
Daarom moeten, wanneer een gemeente eBirth gebruikt, alle sociaaleconomische formulieren langs elektronische weg naar de Gemeenschappen worden verstuurd.
Voor sommige gemeenten die meer dan één kraamkliniek op hun grondgebied hebben, is het mogelijk dat de ene kraamkliniek eBirth al gebruikt en dat de andere dit pas later zal doen. In dat geval moeten de sociaaleconomische formulieren betreffende de geboorten die in deze kraamkliniek zijn gebeurd verstuurd worden volgens de procedure die van kracht was vóór de ingebruikname van eBirth, met name Model 1 deel D.
(FAQ-16) De gegevens van de geneente (telefoon / openingsuren) zijn veranderd. Hoe kan ik de gegevens die door de ziekenhuis aan de ouders worden gegeven aanpassen?
Neem contact met de verantwoordelike personen van de ziekenhuis om de gegevens aan te passen.
Het personneel van de ziekenhuis zal de gegevens kunnen aanpassen.