Faq

(FAQ-01) Qu'est-ce que le projet eBirth?

Le projet eBirth a pour objectif de simplifier, d’optimiser et d’harmoniser les procédures entre les communes, hôpitaux, prestataires de soins (également en dehors des hôpitaux) et les différentes instances publiques communautaires et fédérales (Communautés et Bruxelles, SPF économie), dans le but : 

  • d’améliorer la qualité des données (en minimisant certaines causes d’erreurs),
  • de réduire la durée des transferts entre les intervenants,
  • de diminuer la charge de travail en éliminant des encodages répétés,
  • de diminuer les coûts liés à la gestion des formulaires papier.

Vous trouverez ici plus d'informations à ce propos.

(FAQ-02) Quelles sont les parties impliquées dans eBirth?

L’application eBirth implique beaucoup d’acteurs à des différents niveaux :

  • Acteurs de terrain :
    • les prestataires de soins de santé (au sein ou en dehors des hôpitaux), le personnel administratif au sein des hôpitaux
    • le personnel des services de l’Etat Civil au sein des communes
  • Entités fédérées :
    • l'Agence pour une Vie de Qualité (AViQ)
    • la Communauté flamande
    • le Vlaams Agentschap voor Zorg en Gezondheid (VAZG)
    • l’Observatoire Bruxellois de la Santé et du Social (OBSS)
    • le Studiecentrum voor Perinatale Epidemiologie (SPE)
    • le Centre d’étude d’épidémiologie Périnatale (CEpiP).
  • L’Etat fédéral :
    • le SPF Economie
    • le SPF Justice
    • le Registre national
    • la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS)
    • la plate-forme eHealth (Organisme public, institué par la loi, qui vise à promouvoir et à soutenir l'échange électronique et sécurisé de données entre tous les acteurs des soins de santé (médecins, hôpitaux, pharmaciens, patients, …) tout en respectant la protection de la vie privée et le secret médical.
    Vous trouverez ici plus d'informations à ce propos.

(FAQ-03) Qu'est-ce que l’application eBirth ?

eBirth est une solution informatique permettant de saisir les données utiles au processus administratif de notification de naissance et d’en faciliter le transfert à tous les acteurs concernés. Concrètement, elle remplace la version papier des formulaires et ne demande qu’un seul encodage de chacune des données.

Vous trouverez ici plus d'informations à ce propos.

(FAQ-04) Quel est le périmètre d'action (« scope ») de l'application eBirth ?

L'application eBirth concerne :

  • l'envoi des données de l'avis de naissance et de l'attestation d'accouchement de l'hôpital vers les communes
  • l’envoi des données statistiques médicales de l'hôpital vers les Communautés
  • l’envoi des données socioéconomiques des communes vers les Communautés

L'envoi de toutes autres données, qui concernent principalement les communes (ex. l'envoi vers le Registre national, l'Office des étrangers, communes des lieux d'habitation,…), se fait via la procédure actuellement mise en place au sein des administrations communales.

Vous trouverez ici plus d'informations à ce propos

(FAQ-05) Où peut-on trouver la documentation sur le projet eBirth ?

Les documentations sont disponibles dans la zone « téléchargements », selon le public concerné :

Documentation pour tout public:

Pour les utilisateurs de l’application web :

Pour le personnel chargé de l’implémentation de eBirth au sein de la commune :

(FAQ-06) Comment accéder à eBirth?

Pour accéder à eBirth, il faut avant tout que l’application soit disponible dans votre commune. Ceci est le fruit d’un travail de déploiement géré conjointement par:

  • BOSA Transformation digitale
  • votre commune
  • éventuellement leurs fournisseurs de services informatiques

Une fois que eBirth est disponible, la méthode d’accès dépend de la manière dont la solution eBirth a été implantée.

En effet, eBirth est disponible sous deux formes :

  • Une Application Web, disponible dans votre navigateur web
  • Une application intégrée via Web Services : eBirth s’intègre dans les applications disponibles dans votre commune.

Si vous êtes utilisateur de eBirth via Web Services :

  • Les accès à votre environnement de travail sont gérés directement par la commune. Vos propres services vous informent des modalités d’accès à l’application.

Si vous êtes utilisateur de eBirth via l’Application Web, votre accès à eBirth nécessite que l’adresse (URL) de l’application vous ait été communiquée, et la combinaison de deux facteurs :

  • Un « rôle » eBirth : pour établir la liste des personnes autorisées à utiliser l’application web, la personne responsable de la sécurité dans votre commune vous attribue un « rôle »  associé à votre identié. Sans ce rôle, vous ne pouvez pas accéder à eBirth. Ce rôle vous est attribué sous forme électronique : vous en êtes averti(e) par mail. Un rôle peut être suspendu, annulé, réactivé, etc. par le responsable de la sécurité.
  • Un moyen d’identification : l’application web eBirth nécessite votre identification. Vous devez vous identifier grâce à un des deux moyens ci-dessous :
    • Votre carte d’identité électronique (eID) et votre code PIN
    • Votre token « citoyen » (le token « fonctionnaire » n’est pas accepté comme moyen d’identification par eBirth)

Une fois votre identité vérifiée, la validité de votre rôle eBirth est automatiquement contrôlée, et vous pouvez utiliser l’application web eBirth.

(FAQ-07) Quels sont les profils et droits définis dans l'application web eBirth ?

Comme mentionné dans « comment accéder à eBirth », la personne responsable de la sécurité dans votre commune doit vous attribuer un « rôle » eBirth pour vous donner accès à l’application. C’est sur la base de ces profils que certaines fonctionnalités seront accessibles ou non.

Dans le cadre de l'application eBirth pour communes, des rôles et droits spécifiques sont définis comme suit. Sur la base de ces droits et rôles, certaines fonctionnalités sont accessibles ou non.

(FAQ-08) Comment puis-je faire part de mes remarques sur l'application ?

Toutes les remarques/questions relatives à eBirth peuvent être communiquées en suivant ce lien.

(FAQ-09) Quel impact cette solution a-t-elle sur le cadre légal défini par le Code civil ?

L'utilisation de l'application eBirth ne change aucune des dispositions définies par le Code civil dans le cadre des naissances. L'application respecte en tout point ces dispositions légales. Les durées définies dans le Code civil restent d'application.

(FAQ-10) Est-il possible de consulter des données/dossiers qui n'appartiennent pas à la commune pour laquelle je travaille ?

Non.

Grâce aux « rôles » et droits accordés aux utilisateurs par l'application eBirth, les dossiers de naissance ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées et travaillant pour le même Etat Civil.

Seules les naissances qui se sont produites sur le sol de la commune de l'Etat Civil pour lequel l'utilisateur travaille pourront être consultées et/ou modifiées (sur la base de l'identification formelle de la personne et en fonction de son rôle).

(FAQ-11) Qui puis-je contacter en cas de problème avec l'application eBirth ?

Toutes les remarques/questions relatives à eBirth peuvent être communiquées en suivant ce lien.

(FAQ-12) Que faire quand… la notification a été envoyée par l'hôpital avec une erreur dans les données ?

Lorsque la maternité a envoyé la notification de naissance, elle ne peut plus la modifier.

Que doit faire l’hôpital ?

L’hôpital remet à la maman le document d’information à l’attention des parents corrigé manuellement et signé par la sage-femme.

Que doit faire la commune ?

Au moment de la déclaration de naissance, la commune devra corriger les données de son côté dans eBirth, sur base du document remis aux parents par l’hôpital.

La correction des données via la commune sera transmise automatiquement pour ce dossier de naissance vers les communautés, grâce aux données introduites par la commune dans eBirth.

(FAQ-13) Que faire quand... le formulaire socio-économique a été envoyé par la commune avec une erreur dans les données

Lorsque la commune a envoyé le formulaire socio-économique, elle ne peut plus la modifier.

La procédure à suivre :

Une procédure spécifique a été définie avec la Communauté pour le formulaire socio-économique envoyé électroniquement via eBirth.

En effet, en cas d’erreur dans le contenu d’un formulaire socio-économique qui a été envoyé, un formulaire spécifique est à remplir et à renvoyer directement au service de la Communauté qui traite les informations statistiques socio-économiques (les données de contact sont reprises dans le formulaire).

Formulaire à utiliser

  • Si votre commune est située dans la Région de Bruxelles-Capitale, veuillez utiliser le modèle repris ici
  • Si votre commune est située en Région wallonne, veuillez utiliser le modèle repris ici

(FAQ-14) Que faire quand... l'application eBirth est indisponible?

Si l’application eBirth est indisponible, la communication des notifications de naissance et des formulaires socio-économiques peut suivre un chemin alternatif pour respecter les délais de transmission des informations.

Remarque : ceci ne s’applique qu’au cas où eBirth est indisponible durant une longue période.

Les notifications de naissance

Au cas où la notification de naissance ne pourrait pas être transmise dans les 24 heures vers le service de l’Etat Civil, l'hôpital peut utiliser temporairement le formulaire vierge d’eBirth.

L'hôpital peut transmettre via fax, à la demande du service de l’Etat Civil, la version papier de la notification de naissance (uniquement les page 2 et 3) après avoir imprimé et complété les données de cette notification.

L’hôpital est néanmoins obligé de procéder à l’encodage du dossier dès que l’application est à nouveau disponible.

Les données socio-économiques

Au cas où l'application serait inaccessible au moment où les parents se présentent, la commune peut utiliser une version papier du formulaire socio-économique (volet D).

La commune est néanmoins obligée de procéder à l’encodage du dossier dès que l’application est à nouveau disponible.

(FAQ-15) Que faire quand… une maternité sur le territoire de la commune utilise eBirth et une autre ne l’utilise pas encore ?

Dès lors qu’une commune utilise eBirth, tous les formulaires socio-économiques doivent être envoyés par voie électronique aux Communautés.

Pour certaines communes qui comptent plus d’une maternité sur son territoire, il est possible qu’une maternité utilise eBirth et l’autre ne l’utilise que plus tard. Dans ce cas, l’envoi des formulaires socio-économiques concernant les naissances survenues dans cet hôpital se fait par la procédure qui était en vigueur avant l’adoption de eBirth, à savoir : Modèle 1 partie D

(FAQ-16) Les coordonnées de la commune (téléphone / horaires) ont changé. Comment puis-je modifier les informations remises aux parents par l'hôpital?

Les informations destinées aux parents (comme par exemple les heures d'ouverture de la commune) leur sont fournies par l'hôpital.

Il vous suffit de joindre les personnes responsables de la (des) maternité(s) sur le territoire de la commune pour demander une modification de ces informations.

Le personnel de la maternité fera le nécessaire.